Systemen die niet met elkaar praten
Bestellingen die je overtypt in je boekhouding. Voorraad die op twee plekken anders staat. Wij knopen die systemen aan elkaar, zodat het één keer invoeren genoeg is. Een koppeling begint bij €1.500.
Herken je een van deze?
Bijna elk bedrijf heeft ergens een plek waar gegevens met de hand van het ene scherm naar het andere gaan. Dat kost tijd, en het gaat af en toe mis op een manier die je pas weken later ziet.
Bestellingen overtypen
Er komt een order binnen via de webshop, de mail of de telefoon, en iemand zet hem daarna nog een keer in de boekhouding. Twee keer werk, en de tweede keer sluipt er een typefout in.
Voorraad die niet klopt
De webshop denkt dat er nog vijf liggen, het magazijn weet dat het er één is. Iemand belt de klant af. Dat gebeurt precies zo vaak als er twee lijsten zijn die elkaar niet kennen.
Uren die blijven liggen
Geschreven uren staan in het ene systeem, de facturen maak je in het andere. Eind van de maand zit er iemand een dag te vergelijken, en wat vergeten is factureer je nooit meer.
Wat we aan elkaar knopen
Het patroon is bijna altijd hetzelfde: aan de ene kant ontstaat er iets, aan de andere kant moet dat bekend zijn. Hieronder de combinaties die we het vaakst tegenkomen.
Boekhouding
Facturen en klantgegevens die vanzelf op de goede plek terechtkomen. Voor Drankenhandel Maas en Waal koppelden we het bestelportaal aan SnelStart: zodra een klant bestelt, staat de factuur klaar om te controleren en te versturen.
SnelStart, Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden en vergelijkbare pakketten met een eigen API.
Webshop en kassa
Eén voorraad die klopt, of je nu online verkoopt of aan de balie. Een bestelling haalt af van dezelfde teller als een verkoop in de winkel, dus je verkoopt niets dat er niet is.
WooCommerce, Shopify, Magento, plus de meeste kassasystemen die een export of API hebben.
Betalen en verzenden
Betaling binnen, order automatisch op verzenden. Verzendlabel eruit, track en trace naar de klant. Dit is meestal de snelste winst, omdat deze partijen hun koppelingen goed voor elkaar hebben.
Mollie, Stripe, PostNL, DHL, Sendcloud.
Planning, uren en ERP
Geschreven uren die doorlopen naar de facturatie, een planning die weet welke opdracht al klaar is. Hier zit vaak de meeste tijdwinst, en hier is het uitzoekwerk ook het grootst.
Zowel moderne pakketten als eigen systemen die al jaren draaien.
Wat een koppeling kost
Bijna alles hangt af van het systeem aan de andere kant. Onze kant is routine, de andere kant bepaalt hoeveel uitzoekwerk erbij komt.
Moderne API
2 tot 3 weken
Het pakket heeft een nette, gedocumenteerde koppeling en die werkt zoals beschreven. Dit geldt voor de meeste boekhoud-, betaal- en verzendpartijen.
Vertaalslag nodig
3 tot 5 weken
De twee kanten noemen dezelfde dingen anders, of er moeten regels bij: welke btw hoort erbij, wat te doen met een klant die nog niet bestaat, hoe ga je om met een order die achteraf wijzigt.
Ouder systeem
Na een korte verkenning
Geen API, alleen een export of een database waar we in mogen kijken. We doen dan eerst een korte verkenning van een paar dagen, zodat je een vaste prijs krijgt in plaats van een open eind.
Draait de koppeling bij ons, dan zit het onderhoud in het maandbedrag, dat begint bij €50 en meegroeit met wat de koppeling doet. Draait hij op je eigen server, dan is dat ook goed en betaal je alleen de bouw. Zie wat maatwerk kost voor het complete overzicht.
Hoe we het aanpakken
Een koppeling raakt je echte administratie, dus we gaan er voorzichtig mee om. Vier stappen, en pas bij de laatste komt je eigen data in beeld.
1. Kijken wat er aan beide kanten kan
We zoeken uit wat het andere systeem kan leveren en accepteren. Soms blijkt hier al dat het simpeler kan dan je dacht, en af en toe dat het niet gaat. Dat horen je dan meteen.
2. De randgevallen doornemen
Wat gebeurt er bij een creditfactuur, een klant die twee keer bestaat, een order die wordt geannuleerd nadat hij al is doorgezet? Dit is het gesprek waar een koppeling staat of valt.
3. Bouwen en testen op een kopie
We testen op een testomgeving of een kopie van je gegevens. Je echte administratie blijft ongemoeid tot jij zegt dat het klopt.
4. Aanzetten, en in de gaten houden
De koppeling houdt bij wat er gelukt is en wat niet, en probeert het opnieuw als de andere kant even niet bereikbaar was. Lukt het dan nog niet, dan krijg je een melding. Een fout verdwijnt nooit stilletjes, want een koppeling waarvan je denkt dat hij werkt is erger dan geen koppeling.
Veelgestelde vragen
Wat als mijn software geen koppeling ondersteunt?
Dan is er bijna altijd nog een weg. Veel oudere pakketten kunnen een export naar CSV of XML wegschrijven, en die kunnen we automatisch inlezen. Soms lezen we rechtstreeks in de database mee. Levert geen van beide iets op, dan zeggen we dat, in plaats van je een traject in te praten dat niet gaat werken.
Moet ik overstappen op ander pakket?
Nee, dat is meestal juist het punt. Je houdt wat werkt en wat je mensen kennen, en wij zorgen dat het met de rest praat. Overstappen adviseren we alleen als je huidige pakket echt in de weg zit.
Loopt het door als er een pakket bijkomt?
Ja. We bouwen koppelingen zo dat er een derde systeem bij kan zonder dat de bestaande overhoop gaat. Wel wordt het na drie of vier koppelingen vaak logischer om er één centraal systeem tussen te zetten, en dan zeggen we dat.
Wie is eigenaar van de koppeling?
Jij. Je krijgt de code, en je kunt hem door iemand anders laten onderhouden als je dat wilt. We bouwen met gangbare techniek, juist zodat dat kan.
Wat kost een koppeling tussen twee systemen?
Een koppeling begint bij €1.500 en komt meestal uit tussen €1.500 en €6.000. Wat het precies wordt hangt vooral af van het systeem aan de andere kant. Pakketten met een moderne API, zoals SnelStart, Exact Online, Mollie of Moneybird, zijn snel gedaan. Oudere software waar je gegevens alleen als bestand uit krijgt, kost meer uitzoekwerk.
Hoe lang duurt het?
De meeste koppelingen draaien binnen twee tot vier weken. Bij een systeem waar we nog niet eerder mee gewerkt hebben, komt daar een week uitzoekwerk bij. We beginnen altijd met een test op een kopie, zodat er niets misgaat in je echte administratie.
Wat gebeurt er als de koppeling een keer faalt?
Elke koppeling die we bouwen houdt bij wat er wel en niet gelukt is, en probeert het opnieuw als de andere kant even niet bereikbaar was. Lukt het daarna nog niet, dan krijg je een melding met wat er is misgegaan. Wat we niet doen is een fout stil wegslikken, want een koppeling waarvan je denkt dat hij werkt is erger dan geen koppeling.
Lees verder
Dit sluit aan op wat je hierboven hebt gelezen.
E-facturatie wordt verplicht
Wat er in 2030 verandert en wat dat betekent voor de software waar je facturen uit komen.
Excel vervangen door een webapp
Hoe een vastgelopen spreadsheet een werkend systeem wordt, en wat je daarvoor moet aanleveren.
Klantportaal laten maken
Je klanten zien zelf hun facturen, documenten en de stand van hun project. Begin met één scherm.