Bedrijfssystemen die passen bij hoe jij werkt
Soms vervangen we werk dat nu in Excel, op papier of in de mail gebeurt. Soms bouwen we een systeem dat er nog helemaal niet is. Beide zijn hier even normaal.
Waar loopt het nu vast?
Bijna elk bedrijf dat ons belt herkent zich in minstens één van deze vier. Het gaat zelden mis in een groot systeem, het gaat mis in de kleine dingen die niemand ooit heeft ingericht. Staat er bij jou nog helemaal niets, dan werkt het net zo goed: daar hebben we een eigen aanpak voor.
Het bestand dat maar één iemand tegelijk kan openen
Vijf tabbladen, formules van jaren geleden, en één collega die weet hoe het in elkaar zit. Wil iemand anders erin, dan moet hij wachten.
Wat wij bouwen: hetzelfde overzicht, maar dan als systeem waar tien mensen tegelijk in werken zonder elkaar te overschrijven.
Excel vervangen door een webappDe mail met de laatste versie
Offerte_definitief_v3_JS.xlsx. Niemand weet zeker of dit de laatste is, dus iedereen werkt door op zijn eigen kopie.
Wat wij bouwen: één plek waar de gegevens staan, met een geschiedenis van wie wat wanneer heeft veranderd.
Een portaal waar iedereen hetzelfde zietOvertypen van de ene lijst naar de andere
Wat in je bestelsysteem staat, gaat met de hand je boekhouding in. Elke keer een half uur, en elke keer een kans op een typefout.
Wat wij bouwen: een koppeling tussen de twee, zodat de gegevens één keer worden ingevoerd. Vanaf €1.500.
Koppelingen tussen systemenUren die pas aan het eind van de maand kloppen
Briefjes uit de bus, appjes, een Excel per monteur. Factureren wordt een inhaalslag in plaats van een druk op de knop.
Wat wij bouwen: uren invoeren op de telefoon, ook zonder bereik, en aan het eind van de week klopt het al.
Urenregistratie op maatMaatwerk in de praktijk
Zephir Objects: één systeem voor het hele werkproces
Voor Zephir Objects ontwikkelden we een maatwerk applicatie die de blootstelling aan chemische stoffen registreert én het dagelijkse werk organiseert. Het webdashboard geeft planners en beheerders overzicht; medewerkers gebruiken dezelfde omgeving via de mobiele app.
Blootstelling en stoffenregistratie
Gevaarlijke stoffen, werklocaties en blootstellingsmomenten worden centraal vastgelegd en teruggevonden.
Projecten en urenregistratie
Projectgegevens en gewerkte uren staan bij elkaar, zodat de voortgang niet uit losse lijsten hoeft te worden samengesteld.
Agenda en taken
Afspraken, verlof en todo's komen samen in dezelfde applicatie die medewerkers toch al dagelijks gebruiken.
Drie systemen die we eerder bouwden
Geen schermen uit een sjabloon, maar werk dat draait bij bedrijven zoals dat van jou.
Bestelsysteem voor een drankenhandel
Klanten bestellen zelf, de voorraad gaat mee omlaag en de order landt in het boekhoudpakket. Voorheen ging dat per telefoon en per mail.
Verhuursysteem voor intern gebruik
Wat er uit is, wat terugkomt en wat stuk is, in één programma op de werkplek. Het werkt door als de verbinding wegvalt.
Urenregistratie met app voor onderweg
De monteur boekt zijn uren op de telefoon, op kantoor staat het meteen in het overzicht. Geen briefjes meer aan het eind van de maand.
Nog geen proces? Dan bouwen we het vanaf de grond
Een deel van ons werk vervangt iets wat er al is. Een ander deel bestaat nog niet op de dag dat je belt.
Excel is voor veel bedrijven het vertrekpunt, en dat is logisch: daar loopt het als eerste vast. Een voorwaarde is het niet. We bouwen net zo goed systemen waarvoor geen bestand, geen pakket en geen bestaande werkwijze klaarligt om vanuit te gaan.
Het verschil zit in de eerste stap, niet in de prijs. Is er een bestand, dan is dat meteen het ontwerp: we lezen het door, houden wat werkt en laten weg wat er alleen in zit omdat Excel het niet anders kon. Is er niets, dan lopen we het proces met je door op de plek waar het werk gebeurt en tekenen we het samen uit voordat er een regel code staat. Wat het in beide gevallen kost, staat op wat het kost om Excel te vervangen.
Een dienst die je nog niet aanbiedt
Je wilt klanten iets nieuws leveren en daar hoort software bij die nergens te koop is. We beginnen bij het kleinste stuk dat je al kunt verkopen, en bouwen uit zodra het loopt.
Klein beginnen met een MVPWerk dat alleen in hoofden zit
Er is geen bestand om uit te gaan, alleen ervaring en gewoonte. Wij lopen mee, schrijven op wat er echt gebeurt en leggen dat naast je. Dat wordt het ontwerp.
Zo pakken we dat aanGeen pakket dat past
Je hebt naar standaardsoftware gekeken en het past half, of het kost per gebruiker per maand meer dan het oplevert. Dan bouwen we alleen het deel dat je echt nodig hebt.
Wat maatwerk kostDe prijs volgt de omvang, niet je vertrekpunt. Één proces begint bij €2.500, ook als er nog niets ligt om van over te stappen.
Wat maatwerk hier betekent
De software volgt jouw manier van werken, en niet andersom. Je hoeft je proces niet om te bouwen omdat een pakket het toevallig zo doet.
Past op jouw proces
Geen standaardpakket dat maar half past. Wij bouwen systemen die precies doen wat jij nodig hebt, in de volgorde waarin jij werkt.
Werk dat vanzelf gaat
Wat elke week terugkomt, doet het systeem voortaan. Overtypen, doorsturen en optellen hoeft niemand meer met de hand te doen.
Groeit mee
We beginnen bij één proces en bouwen uit zodra je ziet dat het werkt. Dat is goedkoper dan vooraf bedenken wat je over twee jaar nodig hebt.
Veilig ingericht
Rechten per gebruiker, versleutelde verbindingen en dagelijkse back-ups. Gaat er iets stuk, dan krijgen we daar automatisch een melding van.
In welke vorm we het bouwen
Drie vormen, en de keuze is meestal snel gemaakt. Welke bij jouw situatie past, bepalen we samen in het eerste gesprek.
In de browser
Je opent het met een link, op kantoor en thuis, op laptop en telefoon. Niets te installeren en updates komen vanzelf. Dit is wat we het vaakst bouwen.
- Bestelsystemen met koppeling naar je boekhouding
- Klantportalen en CRM
- Voorraad, planning en rapportage
- Dashboards voor je eigen cijfers
Op de werkplek
Een programma dat op de computer zelf draait. Nodig als het werk door moet gaan zonder verbinding, of als er apparatuur aan hangt die alleen lokaal te bereiken is.
- Verhuur en uitgifte voor intern gebruik
- Registratie die ook zonder netwerk doorwerkt
- Aansturing van apparatuur op locatie
- Verwerking van grote bestanden
Koppelingen
Soms hoef je niets nieuws te bouwen en moeten twee pakketten die je al hebt gewoon van elkaar weten. Een koppeling begint bij €1.500.
- Koppeling met je boekhoudpakket
- Bestellingen die vanzelf doorlopen
- Voorraad die op elke plek klopt
- Een API zodat anderen jouw gegevens kunnen ophalen
Zo gaan we te werk
Eerst kijken we waar het schuurt. Daarna bouwen we daar iets voor, in stukken die je onderweg al kunt gebruiken.
We lopen je werkproces door
Waar loop je tegenaan, wat kost de meeste tijd, en welk stuk levert het snelst iets op als we het aanpakken? Uit dat gesprek komt een voorstel met een vaste prijs, voordat er iets gebouwd wordt.
Ontwerp op jouw manier van werken
Geen sjabloon waar jouw proces in geduwd wordt. We tekenen de schermen uit zoals jij ze zou gebruiken, en leggen die naast je voordat er een regel code staat.
Elke twee weken laten we het zien
We bouwen in korte stukken en laten elke twee weken zien wat er staat. Zo weet je precies wat je krijgt, en kun je bijsturen zolang dat nog weinig kost.
Testen, ook de rare gevallen
Voor we live gaan testen we op snelheid, beveiliging en bruikbaarheid. We testen tot het doet wat is afgesproken, ook in de gevallen waar je liever niet aan denkt.
Overzetten en inwerken
We zetten je bestaande gegevens over en lopen het systeem samen met je team door. Wat we afspreken leggen we vast, zodat een nieuwe collega het later kan teruglezen.
Doorbouwen als je verder wilt
Je bedrijf verandert, dus je systeem verandert mee. We blijven beschikbaar voor uitbreidingen, updates en vragen. Onderhoud en hosting lopen vanaf €50 per maand, of je host het zelf.
Wat we voor je bouwen
Voorraad, planning, uren, klantportalen. Als het proces bestaat, kunnen we het bouwen.
Klantbeheer
Alle gesprekken, offertes en afspraken bij de juiste klant, in de volgorde waarin jij verkoopt.
Voorraadbeheer
Wat er ligt en wat eraan komt, meteen bijgewerkt. Met een melding als iets bijna op is.
Personeel en verlof
Verlof aanvragen, contracten en documenten op één plek, in plaats van in een map op de server.
Overzichten en rapportage
Je eigen cijfers in één scherm, zonder dat iemand er eerst een middag aan hoeft te rekenen.
Planning en uren
Wie waar staat, wat het gekost heeft, en of het project nog binnen de begroting valt.
Afspraken en reserveringen
Klanten die zelf een moment kiezen uit wat er echt vrij is, zonder heen en weer bellen.
CRM en ERP op maat
Een CRM houdt bij wie je klanten zijn en wat je met ze afspreekt; een ERP regelt de rest van het werk: orders, voorraad, planning en facturen. Past een pakket niet op hoe jij werkt, dan bouwen we het deel dat ontbreekt, of het geheel.
CRM op maat laten maken
Klanten, contactmomenten, offertes en opvolging in een scherm, met de velden die jouw verkoop gebruikt en niet die van een pakket. Gekoppeld aan je mail en je boekhouding. Een systeem voor een afdeling kost meestal €8.000 tot €25.000.
ERP op maat laten maken
Orders, voorraad, planning en facturatie die met elkaar praten, zodat niemand meer overtypt. Vaak beginnen we met het ene proces dat het meest vastloopt en bouwen we van daaruit verder. Een platform voor het hele bedrijf begint bij €30.000.
Of een pakket aanvullen
Werkt je pakket grotendeels goed, dan is een koppeling of een los scherm ernaast goedkoper dan vervangen. Een koppeling kost €1.500 tot €6.000. Lees koppelingen tussen systemen of een webapplicatie laten maken.
Wat kost zo'n systeem?
Dat hangt af van hoe groot het stuk is dat je in één keer aanpakt. Daarom vier maten in plaats van één bandbreedte waar je van schrikt. Je krijgt een vaste prijs voordat we beginnen.
Klein
Eén formulier of scherm
1 tot 2 weken
Eén ding dat nu met de hand gaat: een aanmeldformulier, een checklist voor de buitendienst, een lijst die iedereen tegelijk moet kunnen bijwerken. Klein beginnen mag, en het is vaak het slimste.
Eén proces
Uit Excel of vanaf nul
2 tot 4 weken
Eén formulier, planbord of lijst die je dagelijks gebruikt, als systeem waar meerdere mensen tegelijk in werken. Of dat nu een spreadsheet vervangt of nieuw is. Loopt door tot ongeveer €5.000 als er meer schermen bij komen.
Een afdeling
Systeem op maat
10 tot 16 weken
Het werk van een hele afdeling in één systeem, met gebruikers en rechten, rapportage en een koppeling naar je boekhouding. Hier landen de meeste van onze projecten.
Het hele bedrijf
Platform
16 tot 20 weken, daarna in fases
Het systeem waar de bedrijfsvoering op draait, over meerdere afdelingen heen. Dit bouwen we altijd in stukken die apart in gebruik gaan, zodat je niet twintig weken op iets zit te wachten.
Begin klein, dat is bijna altijd goedkoper
Je hoeft niet in één keer alles te vervangen. Een koppeling tussen twee pakketten die je al hebt begint bij €1.500. Hosting en onderhoud lopen daarna vanaf €50 per maand, of je host het zelf. Wat er allemaal meeweegt in de prijs, en waarom een pakket per gebruiker per maand snel duurder uitvalt, staat op de prijspagina.
Waar we het mee bouwen
Beproefd gereedschap dat over vijf jaar nog onderhouden wordt. Geen experiment op jouw rekening.
Verder lezen over maatwerk
Vier pagina's waar we een van deze onderwerpen helemaal uitwerken, met prijzen, doorlooptijd en voorbeelden.
Excel vervangen door een webapp
Wanneer een spreadsheet zijn grens bereikt, en wat ervoor in de plaats komt.
Klantportaal laten maken
Je klanten hun eigen status, orders en documenten laten inzien in plaats van ernaar te laten bellen.
Urenregistratie op maat
Uren boeken op de telefoon, ook zonder bereik, en direct door naar de facturatie.
Wat kost maatwerk software?
De vier schaalniveaus uitgelegd, plus wat de prijs omhoog of omlaag duwt.
Werk dat hierbij hoort
Wat we eerder bouwden, voor klanten en voor onszelf. Per case lees je wat de vraag was en hoe we het hebben aangepakt.
Drankenhandel Maas & Waal: bestelportaal
Besloten B2B-portaal waar horeca en verenigingen hun eigen bestellijst samenstellen, met de factuur klaar in SnelStart.
Koren Autoparts
Verhuursysteem dat bij elke verhuur de set filmt, zodat de staat van het gereedschap vastligt.
FlexDash
Ons eigen modulaire bedrijfsplatform: je zet aan wat je nodig hebt, van ticketing tot facturatie.
Lees verder
Dit sluit aan op wat je hierboven hebt gelezen.
Planning in een gedeeld bestand
Het knelpunt is niet de planning maar het doorgeven. Wat er dan wel moet gebeuren.
Voorraad in Excel klopt niet meer
Waarom een voorraadbestand gaat schuiven zodra er meer dan een persoon in werkt, en wat er in de plaats komt.
Software voor bouw en installatie
Digitale werkbonnen, uren per project en foto's vanaf de bouwplaats.