E-facturatie wordt verplicht

Een pdf in de mail is geen e-factuur

Dit is het punt waar de meeste verwarring zit. Een factuur die je als pdf mailt, is een digitale factuur, maar geen e-factuur. De ontvanger moet hem nog steeds lezen en overtypen, of er een programma op loslaten dat er een gok naar doet.

Een e-factuur is een gestructureerd bestand: de bedragen, de btw, het ordernummer en de regels staan er in vaste velden in, zodat de boekhouding van de ontvanger ze er zonder mens uit haalt. Het formaat dat daarvoor in Nederland en Europa gebruikt wordt heet UBL, en het verkeer loopt meestal via Peppol, een internationaal netwerk waar je via je eigen softwarepakket of een dienstverlener op aansluit.

Het verschil merk je pas aan de andere kant. Zolang de ontvanger zijn facturen met de hand verwerkt, valt niemand over een pdf. Zodra de ontvanger automatisch inleest, wordt jouw pdf ineens het bestand dat apart behandeld moet worden.

Wat er wanneer verplicht wordt

Er lopen twee sporen naast elkaar, en dat is precies waarom het verwarrend is.

• Levering aan de rijksoverheid: nu al verplicht. Wie goederen of diensten aan het Rijk levert, stuurt een e-factuur. In 2025 ontving het Rijk bijna twee miljoen elektronische facturen, 86 procent van het totaal, grotendeels via Peppol. Vrijwel alle gemeenten, provincies en waterschappen zijn inmiddels ook aangesloten.
• Bedrijven onderling: het kabinet mikt op 1 juli 2030. Dat komt uit de Europese afspraken die bekendstaan als ViDA. Een wetsvoorstel voor de Nederlandse invulling gaat naar verwachting in het najaar van 2026 in internetconsultatie, dus de details kunnen nog schuiven.

Vier jaar is lang in softwareland. Wat er nu ligt is een richting, geen definitieve set spelregels. Dat is ook precies waarom we niemand aanraden om er vandaag een half systeem voor om te bouwen.

Wat dit betekent als je facturen uit je eigen systeem komen

Veel bedrijven die wij helpen, factureren niet vanuit hun boekhoudpakket maar vanuit het systeem waar het werk in staat: de planning, de urenregistratie, het bestelportaal. De factuur rolt eruit als het werk af is. Dat is prettig werken, en het is ook precies de plek waar je straks iets moet regelen.

Er zijn twee manieren om dat te doen, en welke past hangt af van waar je facturen nu heen gaan:

• Via je boekhoudpakket. Je eigen systeem stuurt de factuurregels door naar de boekhouding, en die verzorgt de e-factuur en de aansluiting op Peppol. De meeste pakketten kunnen dat al. Dit is meestal de minste moeite, want de kennis van formaten en netwerken blijft bij de leverancier van het pakket. Hoe zo'n koppeling werkt staat op onze pagina over koppelingen tussen systemen.
• Rechtstreeks vanuit je eigen systeem. Je systeem maakt het gestructureerde bestand zelf en levert het af bij een dienstverlener die op Peppol aangesloten is. Dat is meer werk, en het is alleen logisch als je facturatie niet via een boekhoudpakket loopt of als je er heel veel doet.

In ons eigen modulaire platform FlexDash zit het versturen van e-facturen in UBL via Peppol er al in, dus we hebben deze weg gelopen. Bouwen we iets nieuws waar facturen uit komen, dan houden we er nu al rekening mee dat de factuurgegevens netjes in aparte velden staan. Niet omdat het al moet, maar omdat een bedrag dat alleen als tekst op een pdf staat straks opnieuw uitgezocht moet worden.

Wat je nu kunt doen, en wat niet nodig is

De eerlijke samenvatting: er is geen haast, tenzij je aan de overheid levert. Wat wel nuttig is om nu te weten:

• Vraag je boekhoudpakket of het e-facturen kan versturen en ontvangen via Peppol. Bijna alle grote pakketten kunnen het; het staat alleen niet altijd aan.
• Kijk waar je facturen vandaan komen. Komen ze uit een eigen systeem of uit een spreadsheet, dan is dat de plek waar straks iets moet gebeuren.
• Laat je niet nu al een duur traject aanpraten om "ViDA-proof" te worden. De Nederlandse regels staan nog niet vast.
• Ga je toch software laten bouwen of vervangen, neem het dan mee als vraag aan de bouwer: hoe komt een factuur hier straks gestructureerd uit?

Vragen die we hierover krijgen

Waar dit op gebaseerd is

Wetgeving verandert en wij zijn geen juristen. Dit zijn de bronnen die we gebruikt hebben, zodat je zelf kunt nakijken wat er staat.

• E-factureren aan de overheid , Ondernemersplein
• Kabinet kiest voor invoering e-facturatie , Digitale Overheid
• Peppol is de keuze van het Rijk voor digitaal zakendoen , Digitale Overheid

Meer uit de kennisbank

Een SnelStart-koppeling laten maken: nooit meer overtypen

Je webshop, portaal of eigen systeem koppelen aan SnelStart. Wat er heen en weer kan, hoe het werkt en wat het kost.

Een webapplicatie laten maken: wat het is, wat het kost en wanneer het past

Software in de browser, zonder installatie of app store. Het verschil met een website en een app, de bedragen en de doorlooptijd.

Flutter of React Native: welke kies je voor je app?

Wat ze gemeen hebben, waar ze verschillen, wat de cijfers zeggen en wanneer welke past. Met de gevallen waarin wij React Native zouden aanraden.

Zelf een Flutter-app maken, of laten maken?

Wat je zelf kunt met Flutter en FlutterFlow, waar het stokt, en de rekensom tegenover laten maken vanaf €5.000.

Klantportaal: maatwerk laten bouwen of een pakket nemen?

Wanneer de klantenomgeving van je pakket genoeg is, wanneer maatwerk het wint, en de rekensom over drie jaar.

Een B2B-bestelportaal laten maken

Zakelijke klanten bestellen tegen eigen prijzen, op rekening, uit hun lijst van vorige keer. Wat erin hoort en wat het kost, met de drankenhandel als voorbeeld.

Wat is een klantportaal, en wanneer heb je er een nodig

Een afgeschermde plek waar klanten zelf hun facturen, status en bestellingen zien. Wat erin hoort, wanneer het loont en wat het kost.

Voorraad in Excel klopt niet meer

Waarom een voorraadbestand op een bepaalde omvang altijd gaat schuiven, wat er in de plaats komt en wanneer je spreadsheet gewoon kan blijven staan.

Je planning staat in een gedeeld bestand

Het knelpunt is niet de planning, het is dat een wijziging niemand bereikt. Wat er dan wel moet gebeuren, met het systeem voor de provincie Drenthe als voorbeeld.

De werkbon gaat mee op papier

Wat een papieren bon je kost aan factureerbare uren en aan bewijs, en wat er in een digitale bon moet zitten voordat hij van papier wint.

Je webshop moet toegankelijk zijn

Sinds 28 juni 2025 stelt de wet eisen aan webshops. Voor wie het geldt, wat er meestal misgaat en wat je in een middag zelf kunt controleren.

Een AI-assistent op je eigen gegevens

Waar zo'n assistent goed in is, waar hij de plank misslaat, en wat de AI Act sinds augustus 2026 van je vraagt.

Je site voelt traag, maar de test is groen

Laden en soepel scrollen zijn twee verschillende dingen. Wat wij op onze eigen site vonden toen we gingen meten, en wat het opleverde.