Wat kost maatwerk software?
Klein maatwerk begint bij €1.000, een systeem voor je hele afdeling bij €8.000. Hieronder staat hoe die bedragen zijn opgebouwd, of je nu uit Excel komt of vanaf nul begint.
Vier maten, niet één bedrag
Bijna elk bureau noemt één bandbreedte en dan schrik je van de bovenkant. Terwijl het verschil tussen het kleinste en het grootste project vooral zit in hoeveel je in één keer aanpakt: één ding, één proces, een afdeling of het hele bedrijf. Kies de maat die bij je vraag past.
Klein
Eén formulier of scherm
1 tot 2 weken
Eén ding dat nu met de hand gaat: een aanmeldformulier, een checklist voor de buitendienst, een lijst die iedereen tegelijk moet kunnen bijwerken. Klein beginnen mag, en het is vaak het slimste.
- Eén scherm dat het werk doet
- Werkt op telefoon en laptop
- Later uit te bouwen tot een heel proces
Eén proces
Uit Excel of vanaf nul
2 tot 4 weken
Eén formulier, planbord of lijst die je dagelijks gebruikt, als systeem waar meerdere mensen tegelijk in kunnen zonder elkaar te overschrijven. Staat het nu in een spreadsheet, dan vervangen we die. Is er nog niets, dan bouwen we het.
- Werkbon, checklist of urenbriefje
- Planbord dat iedereen live ziet
- Werkt op telefoon en laptop
- Export naar Excel blijft mogelijk
Een afdeling
Systeem op maat
10 tot 16 weken
Het werk van een hele afdeling in één systeem, gekoppeld aan wat je al gebruikt. Dit is waar de meeste van onze projecten landen.
- Gebruikers met eigen rechten
- Koppeling met je boekhouding
- Rapportage en export
- App erbij als je buiten werkt
Het hele bedrijf
Platform
16 tot 20 weken, daarna in fases
Het systeem waar de bedrijfsvoering op draait, over meerdere afdelingen heen. Dit bouwen we altijd in stukken die apart in gebruik gaan.
- Meerdere afdelingen, één bron
- Koppelingen met ERP en voorraad
- Portaal voor je klanten erbij
- Oplevering per deel, niet in één klap
De meeste projecten die wij doen zitten in de middelste twee kolommen. Begin klein, bouw uit zodra je ziet dat het werkt. Dat is goedkoper dan vooraf bedenken wat je over twee jaar nodig denkt te hebben.
Waar het geld naartoe gaat
Vier dingen bepalen bijna de hele prijs. Als je weet welke van de vier bij jou zwaar wegen, kun je zelf inschatten waar je uitkomt.
Hoeveel schermen
Een invoerscherm met een overzicht erachter is een paar dagen werk. Twintig schermen met filters, rollen en rapportages is 10 tot 16 weken. Dit is de grootste knop waar je zelf aan kunt draaien.
Tip: begin met de schermen waar dagelijks in gewerkt wordt. De rest merk je vanzelf of je hem mist.
Waar het aan gekoppeld wordt
Een systeem dat op zichzelf staat is goedkoper dan een systeem dat met je boekhouding, je webshop of je ERP praat. Zo'n koppeling begint rond €1.500 en loopt op als het systeem aan de andere kant lastig doet.
SnelStart, Exact, Mollie en Moneybird hebben nette koppelingen. Oudere pakketten vragen meer uitzoekwerk.
Wie ermee werkt
Software voor drie collega's op kantoor mag sober zijn. Software die monteurs met handschoenen op een telefoon in de regen gebruiken, moet simpeler, groter en foutbestendiger. Dat kost ontwerptijd.
Gaan je klanten er ook in, dan komt daar een portaal bij en wegen uiterlijk en beveiliging zwaarder.
Wat er met de oude data moet
Tien jaar geschiedenis overzetten uit een spreadsheet vol uitzonderingen is vaak meer werk dan het scherm eromheen. Soms is het antwoord: alleen het lopende jaar mee, de rest blijft leesbaar in het oude bestand.
We zeggen eerlijk wanneer overzetten duurder is dan het waard is. Begin je vanaf nul, dan valt deze post helemaal weg.
Wanneer maatwerk goedkoper uitpakt
Niet altijd. Als er een pakket bestaat dat past, zeggen we dat gewoon en dan heb je aan één gesprek genoeg. Maar bij deze drie situaties rekent maatwerk zichzelf terug.
De licenties lopen op
Een pakket van €15 per gebruiker per maand kost bij vijftig medewerkers €9.000 per jaar. Elk jaar opnieuw, en het wordt zelden goedkoper. Een systeem dat je zelf bezit heeft die teller niet.
Je knoopt pakketten aan elkaar
Drie abonnementen die elk een stukje doen, en een medewerker die de gaten ertussen met knip- en plakwerk vult. Dat handwerk is het echte prijskaartje en het staat op geen enkele factuur.
Je proces is je voorsprong
Doe je iets net anders dan de rest en gaat het daarom goed, dan wil je geen pakket dat je dwingt te werken zoals iedereen. Dan bouw je het naar jouw manier van werken.
Wat er in zit, en wat niet
Inbegrepen
- Het proces doorlichten en vastleggen
- Ontwerp dat je ziet voordat we bouwen
- De bouw en het testen
- Je mensen wegwijs maken bij oplevering
- Drie maanden waarin we fouten kosteloos herstellen
- De broncode en de data, die zijn van jou
Komt er apart bij
- Hosting en onderhoud, vanaf €50 per maand
- Licenties van derden, zoals een kaartdienst of sms
- Publicatie in de App Store en Google Play
- Nieuwe functies na oplevering, altijd met prijs vooraf
Wil je zelf hosten op je eigen server, dan kan dat ook. Je zit nergens aan vast.
Veelgestelde vragen
Kan ik klein beginnen en later uitbouwen?
Ja, en meestal is dat ook het slimste. We pakken eerst het proces aan dat de meeste tijd kost of de meeste fouten oplevert. Dat draait binnen een paar weken. Wat je daarvan leert bepaalt wat er in stap twee komt. Zo betaal je nooit vooraf voor functies waarvan je nog moet raden of je ze gebruikt.
Krijg ik een vaste prijs?
Ja. We beginnen met een gesprek en een korte doorlichting van het proces, en daarna weet je wat het kost en wanneer het klaar is. Wil je onderweg iets erbij, dan hoor je vooraf wat dat kost. Je komt achteraf niet voor een verrassing te staan.
Wij gebruiken helemaal geen Excel. Kunnen jullie dan iets voor ons doen?
Ja. Excel is het vaakst het vertrekpunt, maar het is geen voorwaarde. Een deel van wat wij bouwen bestond daarvoor nog niet: een dienst die je nieuw gaat aanbieden, een portaal voor je klanten, of werk dat nu alleen in de ervaring van een paar mensen zit. Is er geen bestand om van uit te gaan, dan lopen we het proces met je door en tekenen we het uit voordat we beginnen. De prijs volgt de omvang van wat je aanpakt, niet je vertrekpunt.
Van wie is de software als hij klaar is?
Van jou. Je krijgt de broncode en de data, en je zit niet vast aan ons voor het onderhoud. Dat is precies het verschil met een abonnement op software van iemand anders.
Wat als jullie ermee stoppen?
Dan houd je een systeem dat draait, met de code en de data in eigen hand. We bouwen met gangbare techniek, geen eigen framework dat niemand anders kent, juist zodat een andere partij het over kan nemen als dat ooit nodig is.
Werken jullie ook buiten Gelderland?
Ja. We zitten in Deil en komen graag langs in de regio, maar het meeste overleg gaat prima op afstand. We hebben klanten door heel Nederland.
Wat kost maatwerk software?
Dat hangt af van hoe groot het stuk is dat je aanpakt. Klein maatwerk, zoals een los formulier of scherm, begint bij €1.000 en is er in een tot twee weken. Een heel proces zit tussen €2.500 en €5.000. Een systeem voor een hele afdeling, met meerdere gebruikers, rollen en rapportage, zit tussen €8.000 en €25.000. Een platform waar het hele bedrijf op draait begint rond €30.000. Je krijgt van ons altijd een vaste prijs voordat we beginnen.
Waarom zou ik maatwerk kiezen en geen bestaand pakket?
Als er een pakket bestaat dat past, zeggen we dat gewoon. Maatwerk loont als je proces net anders is dan dat van de rest, als je meerdere pakketten aan elkaar moet knopen, of als de licenties per gebruiker per maand harder oplopen dan een eenmalige bouw. Bij vijftig gebruikers is €15 per maand al €9.000 per jaar.
Wat zit er in de prijs?
Het uitzoeken van je proces, het ontwerp, de bouw, het testen, de oplevering en het inwerken van je mensen. Na oplevering zit er drie maanden op waarin we fouten kosteloos herstellen. Hosting en onderhoud lopen daarna vanaf €50 per maand, of je host het zelf.
Krijg ik een vaste prijs of werken jullie op nacalculatie?
Een vaste prijs. We beginnen met een gesprek en een korte doorlichting van het proces, en daarna weet je wat het kost en wanneer het klaar is. Wil je onderweg iets erbij, dan zeggen we vooraf wat dat kost. Je komt niet achteraf voor een verrassing te staan.
Lees verder
Dit sluit aan op wat je hierboven hebt gelezen.
Wat kost het om Excel te vervangen
Eén formulier, een heel proces of een systeem voor een afdeling: de bedragen naast elkaar.
Wat kost een app
De prijsopbouw van simpel tot een app met login, database en koppelingen.
Reken het zelf uit
Een indicatie in een paar vragen, zonder dat je je e-mailadres achterlaat.