Klein maatwerk begint bij €1.000, een systeem voor je hele afdeling bij €8.000. Hieronder staat hoe die bedragen zijn opgebouwd, of je nu uit Excel komt of vanaf nul begint.
Bijna elk bureau noemt één bandbreedte en dan schrik je van de bovenkant. Terwijl het verschil tussen het kleinste en het grootste project vooral zit in hoeveel je in één keer aanpakt: één ding, één proces, een afdeling of het hele bedrijf. Kies de maat die bij je vraag past.
Klein
1 tot 2 weken
Eén ding dat nu met de hand gaat: een aanmeldformulier, een checklist voor de buitendienst, een lijst die iedereen tegelijk moet kunnen bijwerken. Klein beginnen mag, en het is vaak het slimste.
Eén proces
2 tot 4 weken
Eén formulier, planbord of lijst die je dagelijks gebruikt, als systeem waar meerdere mensen tegelijk in kunnen zonder elkaar te overschrijven. Staat het nu in een spreadsheet, dan vervangen we die. Is er nog niets, dan bouwen we het.
Een afdeling
10 tot 16 weken
Het werk van een hele afdeling in één systeem, gekoppeld aan wat je al gebruikt. Dit is waar de meeste van onze projecten landen.
Het hele bedrijf
16 tot 20 weken, daarna in fases
Het systeem waar de bedrijfsvoering op draait, over meerdere afdelingen heen. Dit bouwen we altijd in stukken die apart in gebruik gaan.
De meeste projecten die wij doen zitten in de middelste twee kolommen. Begin klein, bouw uit zodra je ziet dat het werkt. Dat is goedkoper dan vooraf bedenken wat je over twee jaar nodig denkt te hebben.
Vier dingen bepalen bijna de hele prijs. Als je weet welke van de vier bij jou zwaar wegen, kun je zelf inschatten waar je uitkomt.
Een invoerscherm met een overzicht erachter is een paar dagen werk. Twintig schermen met filters, rollen en rapportages is een paar maanden. Dit is de grootste knop waar je zelf aan kunt draaien.
Tip: begin met de schermen waar dagelijks in gewerkt wordt. De rest merk je vanzelf of je hem mist.
Een systeem dat op zichzelf staat is goedkoper dan een systeem dat met je boekhouding, je webshop of je ERP praat. Zo'n koppeling begint rond €1.500 en loopt op als het systeem aan de andere kant lastig doet.
SnelStart, Exact, Mollie en Moneybird hebben nette koppelingen. Oudere pakketten vragen meer uitzoekwerk.
Software voor drie collega's op kantoor mag sober zijn. Software die monteurs met handschoenen op een telefoon in de regen gebruiken, moet simpeler, groter en foutbestendiger. Dat kost ontwerptijd.
Gaan je klanten er ook in, dan komt daar een portaal bij en wegen uiterlijk en beveiliging zwaarder.
Tien jaar geschiedenis overzetten uit een spreadsheet vol uitzonderingen is vaak meer werk dan het scherm eromheen. Soms is het antwoord: alleen het lopende jaar mee, de rest blijft leesbaar in het oude bestand.
We zeggen eerlijk wanneer overzetten duurder is dan het waard is. Begin je vanaf nul, dan valt deze post helemaal weg.
Niet altijd. Als er een pakket bestaat dat past, zeggen we dat gewoon en dan heb je aan één gesprek genoeg. Maar bij deze drie situaties rekent maatwerk zichzelf terug.
Een pakket van €15 per gebruiker per maand kost bij vijftig medewerkers €9.000 per jaar. Elk jaar opnieuw, en het wordt zelden goedkoper. Een systeem dat je zelf bezit heeft die teller niet.
Drie abonnementen die elk een stukje doen, en een medewerker die de gaten ertussen met knip- en plakwerk vult. Dat handwerk is het echte prijskaartje en het staat op geen enkele factuur.
Doe je iets net anders dan de rest en gaat het daarom goed, dan wil je geen pakket dat je dwingt te werken zoals iedereen. Dan bouw je het naar jouw manier van werken.
Wil je zelf hosten op je eigen server, dan kan dat ook. Je zit nergens aan vast.
Ja, en meestal is dat ook het slimste. We pakken eerst het proces aan dat de meeste tijd kost of de meeste fouten oplevert. Dat draait binnen een paar weken. Wat je daarvan leert bepaalt wat er in stap twee komt. Zo betaal je nooit vooraf voor functies waarvan je nog moet raden of je ze gebruikt.
Ja. We beginnen met een gesprek en een korte doorlichting van het proces, en daarna weet je wat het kost en wanneer het klaar is. Wil je onderweg iets erbij, dan hoor je vooraf wat dat kost. Je komt achteraf niet voor een verrassing te staan.
Ja. Excel is het vaakst het vertrekpunt, maar het is geen voorwaarde. Een deel van wat wij bouwen bestond daarvoor nog niet: een dienst die je nieuw gaat aanbieden, een portaal voor je klanten, of werk dat nu alleen in de ervaring van een paar mensen zit. Is er geen bestand om van uit te gaan, dan lopen we het proces met je door en tekenen we het uit voordat we beginnen. De prijs volgt de omvang van wat je aanpakt, niet je vertrekpunt.
Van jou. Je krijgt de broncode en de data, en je zit niet vast aan ons voor het onderhoud. Dat is precies het verschil met een abonnement op software van iemand anders.
Dan houd je een systeem dat draait, met de code en de data in eigen hand. We bouwen met gangbare techniek, geen eigen framework dat niemand anders kent, juist zodat een andere partij het over kan nemen als dat ooit nodig is.
Ja. We zitten in Deil en komen graag langs in de regio, maar het meeste overleg gaat prima op afstand. We hebben klanten door heel Nederland.