Wat kost het om Excel te vervangen? Prijzen 2026

De meeste bureaus antwoorden op deze vraag met "dat hangt ervan af" en een contactformulier. Klopt ook, het hangt ergens van af. Maar daar koop je niets voor als je wilt weten of dit in je begroting past.

Daarom staan hier de bedragen die wij in de praktijk rekenen, en staat er precies bij waar ze van afhangen. Je kunt daarmee zelf inschatten in welke hoek jouw geval valt voordat je iemand belt.

Drie maten, afhankelijk van hoeveel je aanpakt

Het verschil zit niet in hoe ingewikkeld je bedrijf is, maar in hoeveel je in één keer meeneemt.

Eén tabblad

Eén formulier of lijst

€1.000 tot €2.500

1 tot 2 weken

Het tabblad dat het meeste gedoe geeft, als scherm waar meerdere mensen tegelijk in werken. Bijvoorbeeld de aanmeldlijst, de checklist voor de buitendienst of de weeklijst die rondgemaild wordt.

Eén invoerscherm met een overzicht erachter
Iedereen werkt in dezelfde versie
Werkt op telefoon en laptop
Export naar Excel blijft mogelijk

Eén proces

Het hele proces eruit

€2.500 tot €5.000

2 tot 4 weken

De complete urenregistratie, de hele voorraad of de planning, inclusief de uitzonderingen die er in de loop der jaren bij zijn gekomen. Hier landen de meeste projecten.

Meerdere schermen die samen het proces afdekken
Gebruikers met eigen rechten
Een overzicht dat zichzelf bijwerkt
Bestaande gegevens overgezet

Meerdere processen

Systeem voor een afdeling

€8.000 tot €25.000

10 tot 16 weken

Als de bestanden aan elkaar vastzitten: de planning voedt de uren, de uren voeden de facturatie. Los vervangen werkt dan niet, want de winst zit juist in de overgang tussen die stappen.

Meerdere processen in één systeem
Koppeling met je boekhouding
Rapportage over het geheel
App erbij als er buiten gewerkt wordt

Vier dingen bepalen bijna de hele prijs

Weet je welke bij jou zwaar wegen, dan kun je zelf inschatten waar je uitkomt.

Hoeveel schermen er nodig zijn

Een spreadsheet met vier kolommen wordt één scherm. Een model met twintig tabbladen die naar elkaar verwijzen wordt er al gauw acht. Het gaat niet om het aantal regels in je bestand maar om het aantal verschillende dingen dat iemand ermee doet.

Tip: tel hoeveel tabbladen er echt dagelijks gebruikt worden. Dat aantal ligt bijna altijd lager dan je denkt.

Of er rollen en rechten bij komen

Werkt iedereen met dezelfde gegevens, dan is het simpel. Mag de buitendienst wel invoeren maar niet de tarieven zien, dan komt daar inrichting bij: rollen, rechten per scherm en een beheerder die dat kan instellen.

Dit is de post die het vaakst wordt vergeten in een eigen inschatting.

Of het moet koppelen met iets anders

Een systeem dat op zichzelf staat is goedkoper dan een systeem dat met je boekhouding, je webshop of je planningspakket praat. Zo'n koppeling begint rond €1.500 en loopt op als het pakket aan de andere kant lastig doet.

SnelStart, Exact, Mollie en Moneybird hebben nette koppelingen. Oudere pakketten vragen meer uitzoekwerk.

Wat er met de oude gegevens moet

Tien jaar geschiedenis overzetten uit een bestand vol uitzonderingen is vaak meer werk dan het scherm eromheen. Soms is het antwoord: alleen het lopende jaar mee, de rest blijft leesbaar in het oude bestand.

We zeggen eerlijk wanneer overzetten duurder is dan het waard is.

Wanneer verdient het zichzelf terug?

Daar valt een som op te maken, maar dan wel met de aannames erbij. Wij noemen geen percentages die we niet kunnen onderbouwen.

Stel: twee mensen zijn er elk drie uur per week mee bezig, met overtypen, versies vergelijken en fouten herstellen. Zes uur per week maal 46 werkweken is 276 uur per jaar. Reken je die intern op €50, dan is dat €13.800 per jaar.

Bij een project van €2.500 is dat rond de twee maanden. Bij €8.000 rond de zeven. Vul je eigen uren en tarief in en je hebt je eigen som. Klopt die niet, dan is dit project het niet waard, en dan zeggen wij dat ook.

Zephir Objects: het webdashboard en de mobiele app die de urenregistratie in Excel verving

Zephir Objects verving de urenregistratie per monteur in Excel. Ruim twintig monteurs voeren hun uren nu in op de telefoon, ook zonder bereik.

Het bestelportaal van Drankenhandel Maas en Waal op laptop en telefoon, gekoppeld aan SnelStart

Nog een voorbeeld

Als het overtypen aan de andere kant zit

Bij Drankenhandel Maas en Waal zat het handwerk niet in een spreadsheet maar in de bestellingen: die kwamen binnen via de telefoon en WhatsApp en gingen daarna nog een keer met de hand de boekhouding in.

Wij bouwden een bestelportaal waar klanten zelf hun order plaatsen, met een koppeling naar SnelStart. Na een bestelling staat de conceptfactuur klaar om te controleren, in plaats van om over te typen.

Zo werken koppelingen

Veelgestelde vragen

Wat kost het om Excel te vervangen door software?

Eén formulier of lijst uit Excel halen begint bij 1.000 euro en is er in een tot twee weken. Een heel proces, zoals de complete urenregistratie of de voorraad, zit tussen 2.500 en 5.000 euro en duurt twee tot vier weken. Gaat het om meerdere processen die aan elkaar vastzitten, dan wordt het een systeem voor een afdeling en zit je tussen 8.000 en 25.000 euro. Je krijgt een vaste prijs voordat we beginnen.

Waarom lopen die bedragen zo uiteen?

Omdat een spreadsheet alles kan zijn, van een lijst met vier kolommen tot een model met twintig tabbladen en formules die naar elkaar verwijzen. Vier dingen bepalen bijna de hele prijs: hoeveel schermen er nodig zijn, of er rollen en rechten bij komen, of het moet koppelen met een ander systeem, en wat er met je bestaande gegevens moet gebeuren.

Wat gebeurt er met de gegevens die er nu in staan?

Die zetten we over, maar niet altijd allemaal. Tien jaar geschiedenis overzetten uit een bestand vol uitzonderingen is vaak meer werk dan het scherm eromheen. Vaak is het antwoord: alleen het lopende jaar mee, de rest blijft leesbaar in het oude bestand. We zeggen eerlijk wanneer overzetten duurder is dan het waard is.

Kan ik klein beginnen?

Ja, en meestal is dat het slimste. We pakken eerst het tabblad aan dat de meeste tijd kost of de meeste fouten oplevert. Dat draait binnen een paar weken. Wat je daarvan leert bepaalt wat er in stap twee komt. Zo betaal je nooit vooraf voor schermen waarvan je nog moet raden of je ze gebruikt.

Wat kost het daarna per maand?

Onderhoud en hosting begint bij 50 euro per maand. Wat je precies betaalt hangt af van wat de applicatie is en wat die nodig heeft. Een formulier dat een paar keer per week gebruikt wordt vraagt iets anders dan een systeem waar het hele team dagelijks in werkt. Je kunt het ook zelf hosten, want de software is van jou.

Is een bestaand pakket niet goedkoper?

Soms wel, en dan zeggen we dat. Exact, AFAS en e-Boekhouden hebben modules die veel klanten nooit hebben aangezet, en dat kost je niets. Maatwerk loont als je proces net anders is dan dat van de rest, als je meerdere pakketten aan elkaar moet knopen, of als de licenties per gebruiker per maand harder oplopen dan een eenmalige bouw. Bij vijftig gebruikers is 15 euro per maand al 9.000 euro per jaar.

Wat kost het om Excel te vervangen?