Je voorraad staat in Excel en klopt niet meer

Het gaat bijna nooit om het aantal

De klacht komt meestal binnen als "de voorraad klopt niet". Als we dan gaan kijken, klopt het getal in de cel wel: er is echt honderdtwintig keer ingekocht en er is echt tachtig keer verkocht. Wat niet klopt, is wat je met dat getal kunt.

Want van die veertig die er nog zijn, staan er twaalf al op een order van volgende week, liggen er vier bij een klant op zicht en zijn er twee stuk. Een spreadsheet heeft daar geen kolom voor die iets doet. Je kunt hem erbij maken, maar dan moet iemand hem bijhouden, en dat is precies het werk dat je kwijt wilde.

Dat is het eerste probleem: voorraad is geen getal, het is een toestand. Vrij, gereserveerd, onderweg, uitgeleend, afgekeurd. Zolang dat allemaal in één cel moet passen, gaat iemand het in zijn hoofd bijhouden, en dan is het bestand niet meer de waarheid.

Het tweede probleem: jullie zijn met meer dan één

Een bestand heeft één schrijver. Zet het in de cloud en je kunt er met twee mensen in, maar dan schuiven de rijen onder elkaars handen weg. Werk je met kopieën, dan is er binnen een week niet één versie meer waar iedereen naar kijkt.

Het valt op in de kleine dingen. Iemand in het magazijn telt een doos, iemand op de verkoop belooft die doos tegelijk aan een klant, en niemand van de twee heeft iets fout gedaan. Bij het opruimen van een voorraad-Excel komen we bijna altijd dezelfde vier dingen tegen: een tabblad per jaar, een kolom "opmerkingen" waar de echte informatie in staat, een tabblad dat niemand meer durft aan te raken, en een persoon die weet hoe het werkelijk zit.

Die laatste is het grootste risico. Niet het bestand is het probleem, maar dat de kennis erbuiten zit.

Wat er dan wel nodig is

Veel minder dan mensen denken. Een compleet voorraadpakket met barcodescanners en locatiebeheer is voor de meeste bedrijven die bij ons aankloppen te veel. Wat er echt nodig is, zijn vier dingen:

• Eén lijst die iedereen tegelijk ziet. Geen kopieën, geen versies. Wie iets wijzigt, wijzigt het voor iedereen, en je ziet wie het wanneer deed.
• Vrij en gereserveerd apart. Zodra een order binnenkomt, zakt het vrije aantal. Niet als de order de deur uitgaat, maar als hij beloofd wordt, want dat is het moment waarop de fout ontstaat.
• Een melding als iets onder je minimum zakt. Niet een rapport dat iemand moet openen, maar een bericht dat naar de persoon gaat die de inkoop doet.
• Geschiedenis. Elke mutatie met een datum en een naam erbij. Dan hoeft de vraag "wie heeft dit veranderd" niet meer gesteld te worden.

Dat is geen groot project. Een lijst met deze vier dingen erin valt in de categorie een los proces aanpakken: vanaf €1.500, en in twee tot vier weken in gebruik. Wat het prijzig maakt is niet de voorraad, maar de koppelingen die je erbij wilt.

Twee manieren waarop we het in de praktijk hebben gedaan

Voorraad ziet er per bedrijf anders uit, en dat verandert wat je moet bouwen. Twee voorbeelden die ver uit elkaar liggen.

Drankenhandel Maas & Waal levert aan horeca en verenigingen. De bestellingen kwamen binnen via de telefoon en via WhatsApp, en werden daarna overgetypt. Elk keer overtypen is een kans op een verkeerd artikelnummer. Er staat nu een besloten bestelportaal waarin de klant zijn eigen bestellijst samenstelt. Het systeem telt de emballage erbij op en zet de order klaar in SnelStart, de boekhouding die er al draaide. De voorraad beweegt dus mee met de order, zonder dat iemand iets intypt.

Koren Autoparts verhuurt gereedschapssets, en daar is de vraag niet hoeveel er zijn maar in welke staat ze terugkomen. Bij elke verhuur wordt de set gefilmd, en die video hangt aan die ene verhuur en aan die ene huurder. De discussie achteraf over een ontbrekend stuk is daarmee weg, omdat het vastligt voordat de set de deur uitgaat.

Bij de een zit de winst in niet overtypen, bij de ander in kunnen aantonen. Dat is waarom we niet met een standaardpakket beginnen: wat jouw voorraad moeilijk maakt, staat niet in de handleiding van dat pakket.

Wanneer Excel gewoon kan blijven staan

Dit hoort erbij, anders leest de rest als verkoop. Er zijn genoeg situaties waarin een spreadsheet het beste gereedschap is dat er is.

• Eén persoon houdt het bij en verder niemand. Dan is er geen botsing en is een bestand sneller dan elk systeem.
• Het zijn tientallen artikelen, geen duizenden. Je overziet het in één blik en een fout valt meteen op.
• Het is een berekening en geen administratie. Een calculatie, een scenario, een eenmalige telling: daar is Excel gemaakt voor en daar verslaat geen systeem hem.
• Je hebt al een pakket dat voorraad kan en gebruikt dat deel alleen niet. Dan is inrichten of koppelen goedkoper dan bouwen, en dat zeggen we dan ook.

Wat je aanlevert als je het wilt laten bouwen

Hier gaat de meeste tijd in zitten, en het is werk dat je zelf het beste kunt doen. Wij hebben nodig: het bestand zoals het nu is, met de rommel erin, en niet een opgepoetste versie. Juist de kolom "opmerkingen" vertelt ons wat het systeem moet kunnen.

Daarnaast de vijf dingen die je er wekelijks uit wilt halen, in je eigen woorden. Niet "een dashboard", maar "welke artikelen moet ik deze week bijbestellen" en "wat staat er al op een order". Van die vragen maken we de schermen, en dat is een kortere weg dan een functielijst.

En tot slot: wie mag wat. Bij voorraad is dat bijna altijd de reden dat het uit de hand liep, want als iedereen alles mag aanpassen, doet iedereen dat ook.

Vragen die we hierover krijgen

Meer uit de kennisbank