Drankenhandel Maas & Waal levert aan horeca, kantines en verenigingen: klanten die met enige regelmaat en in grotere hoeveelheden bestellen. Die bestellingen kwamen binnen zoals ze uitkwamen: via de telefoon en via WhatsApp. Dat werkt zolang het rustig is, maar bij drukte wordt het onoverzichtelijk. Een artikelnummer dat verkeerd wordt verstaan, een appje dat tussen twee gesprekken door binnenkomt, een verbinding die wegvalt: er hoeft weinig te gebeuren of er staat iets anders op de bon dan de klant bedoelde.
Daar kwam bij dat klanten nergens rustig konden zien wat er te krijgen was. Wie het assortiment wilde doornemen, moest het vragen. We zijn daarom met de eigenaren om tafel gaan zitten en hebben het van twee kanten bekeken: wat heeft de klant nodig om makkelijk te bestellen, en wat heeft de drankenhandel nodig om die bestelling zonder overtypen te verwerken.
Het werd een besloten bestelportaal, een B2B-webshop voor vaste klanten. Inloggen gaat met de relatiecode die de klant al bij Drankenhandel Maas & Waal heeft, samen met het e-mailadres. Daarna ligt het assortiment open om op je gemak door te nemen.
In het portaal stelt de klant zijn eigen bestellijst samen: artikelen erbij, aantallen aanpassen, iets eraf halen dat toch niet nodig is. Dat kan op de computer en op de telefoon, op het moment dat het uitkomt. Zodra de bestelling is verstuurd krijgt de klant een bevestiging en blijft de order terug te zien in de bestelgeschiedenis. Bij de drankenhandel komt tegelijk een melding binnen.
Achter de schermen telt het systeem de emballage bij de bestelling op en zet het de order klaar in SnelStart, de boekhouding die er al draaide. Daar staat dan een conceptfactuur met de juiste klant-, order- en productgegevens. Die hoeft alleen nog nagekeken en verstuurd te worden.
Wat er is opgeschoten: de bestelling komt binnen zoals de klant hem zelf heeft ingevoerd, niemand hoeft hem over te typen, en de factuur volgt uit diezelfde gegevens. De telefoon blijft gewoon werken voor de vragen waar hij voor bedoeld is.
