Inzichten Excel vervangen Bedrijfssystemen
Een planning heeft één eigenschap die een spreadsheet niet heeft: hij moet kloppen op het moment dat iemand anders ernaar kijkt. Dat is het hele probleem.
Een planbord in Excel werkt zolang één persoon plant en niemand anders hem hoeft te lezen. Zodra de mensen in het veld hem moeten volgen, gaat het mis.
Het knelpunt is niet de planning zelf, het is dat een wijziging niemand bereikt. De planner weet het, de monteur niet, en die belt.
Een planbord dat iedereen live ziet en dat een bericht stuurt naar wie er iets bij krijgt, begint bij €2.500 en is er in twee tot vier weken.
Wie plant, doet dat vaak prima. Het bestand ziet er goed uit, de kleuren betekenen iets en de planner weet precies waarom iemand waar staat. Het gaat stuk op het moment dat er iets verandert.
Om half acht schuift een klus op omdat een leverancier niet komt. De planner past het bestand aan. En dan? De monteur die om acht uur voor de deur staat, kijkt naar wat hij gisteravond op zijn telefoon heeft gezien, of naar een printje. Die belt, of hij rijdt voor niets. Niet omdat de planning fout was, maar omdat een bestand niets van zichzelf doorgeeft.
Dat is waarom een planning een ander soort probleem is dan een voorraad of een urenregistratie. Bij die laatste twee is de vraag of het getal klopt. Bij planning is de vraag of de juiste persoon het op tijd weet.
Bij bijna elke planning die uit Excel komt, zien we dezelfde dingen terug. Het zijn geen fouten, het zijn omwegen die ontstaan zijn omdat een bestand niet meer kon.
De laatste is de belangrijkste, want die verklaart waarom een nieuw bestand niet helpt. De informatie staat al niet meer in het bestand.
Wij beginnen bij vier dingen. Wat er verder bij komt, hangt af van je werk, maar zonder deze vier blijf je bellen.
Bij Fixteams gingen in alle gemeenten van Drenthe monteurs bij mensen thuis langs om te kijken wat er verduurzaamd kon worden. Elk huisbezoek leverde een eigen lijstje op met wat daar nodig was.
Het probleem zat in de schaal. Tientallen gemeenten maal honderden bezoeken geeft een stroom aan losse bevindingen, en zonder systeem belandt die in evenveel losse lijstjes. Dan bestelt iedere gemeente apart en klopt niemand de aantallen na.
In Fixteams komt die informatie op één plek binnen en wordt hij over alle gemeenten heen bij elkaar opgeteld. Wat eruit komt is één bestelling voor het hele project, in plaats van tientallen kleine orders. En omdat het per bezoek is vastgelegd, is achteraf na te gaan hoeveel er waar terecht is gekomen. Bij een project met publiek geld is dat geen extraatje maar een eis.
Wij hebben de aanbesteding voor dit systeem gedaan en het daarna gebouwd. Het zit volledig achter een inlog: er is geen publiek deel, want het gaat om gegevens die bij mensen thuis zijn opgenomen.
Niet elke planning hoort in een systeem. Wij zeggen het ook als het niet zo is.
Als je nu een klus verschuift, hoeveel mensen moet je dan bellen of appen om het door te geven? Is het antwoord nul, dan is er niets aan de hand. Is het antwoord drie, dan doe je dat elke week en is dat het werk dat je kwijt kunt.
We beginnen met een week meekijken, niet met een functielijst. Een planning zit vol regels die niemand heeft opgeschreven: deze twee monteurs zet je niet samen, dat adres kan alleen in de ochtend, die klant wil altijd een telefoontje vooraf. Die regels zijn het systeem. Vraag je ernaar in een vergadering, dan komen ze niet boven; kijk je een week mee, dan komen ze allemaal langs.
Daarna bouwen we eerst het planbord en het doorgeven, en verder niets. Dat is in twee tot vier weken in gebruik. Wat erbij komt, bepaal je op wat je dan merkt: uren die aan de klus hangen, een portaal waarin de klant zijn eigen afspraak ziet, of een koppeling met de facturatie.
Die volgorde is met opzet. Een planningsysteem dat in één keer alles moet kunnen, wordt opgeleverd op het moment dat niemand het meer wil, en dan plant het bureau weer in Excel.
Ja, maar dat moet je er wel in bouwen. De planning van vandaag staat dan op het toestel zelf, en wijzigingen komen binnen zodra er weer bereik is. Voor de urenregistratie van Zephir Objects hebben we het zo gedaan, omdat er op een bouwplaats niet altijd netwerk is.
Dat kan, en het scheelt telefoontjes. Het is wel een aparte stap: dan moet je nadenken over wat een klant mag zien en wat niet, en over wat er gebeurt als hij zelf wil verzetten. Dat hoort bij een klantportaal en niet bij het planbord zelf.
Een planbord met mensen, materieel en meldingen begint bij €2.500 en zit meestal tussen €2.500 en €5.000. Komt er een koppeling met je facturatie of je urenregistratie bij, dan groeit het naar de trap van €8.000 tot €25.000, want dan raakt het meer dan één afdeling.
Het planbord zelf twee tot vier weken. We leveren op in stukken, zodat je niet aan het eind van een half jaar voor het eerst ziet wat je krijgt.
Waarom een voorraadbestand op een bepaalde omvang altijd gaat schuiven, wat er in de plaats komt en wanneer je spreadsheet gewoon kan blijven staan.
Wat een papieren bon je kost aan factureerbare uren en aan bewijs, en wat er in een digitale bon moet zitten voordat hij van papier wint.
Sinds 28 juni 2025 stelt de wet eisen aan webshops. Voor wie het geldt, wat er meestal misgaat en wat je in een middag zelf kunt controleren.
In 2030 voor alle bedrijven, en nu al als je aan de overheid levert. Wat dat betekent voor de software waar je facturen uit komen.
Waar zo'n assistent goed in is, waar hij de plank misslaat, en wat de AI Act sinds augustus 2026 van je vraagt.
Laden en soepel scrollen zijn twee verschillende dingen. Wat wij op onze eigen site vonden toen we gingen meten, en wat het opleverde.
Dit sluit aan op wat je hierboven hebt gelezen.
Werk dat nu in Excel, op papier of in de mail gebeurt in één systeem, of iets nieuws vanaf de grond.
Uren schrijven op de plek waar het werk gebeurt, ook zonder bereik, met een dashboard erachter.
Ritten, ladingen en voorraad in één systeem, met een app voor onderweg.