Je planning staat in een gedeeld bestand, en niemand kijkt naar dezelfde versie

De planning is niet het probleem, het doorgeven is het probleem

Wie plant, doet dat vaak prima. Het bestand ziet er goed uit, de kleuren betekenen iets en de planner weet precies waarom iemand waar staat. Het gaat stuk op het moment dat er iets verandert.

Om half acht schuift een klus op omdat een leverancier niet komt. De planner past het bestand aan. En dan? De monteur die om acht uur voor de deur staat, kijkt naar wat hij gisteravond op zijn telefoon heeft gezien, of naar een printje. Die belt, of hij rijdt voor niets. Niet omdat de planning fout was, maar omdat een bestand niets van zichzelf doorgeeft.

Dat is waarom een planning een ander soort probleem is dan een voorraad of een urenregistratie. Bij die laatste twee is de vraag of het getal klopt. Bij planning is de vraag of de juiste persoon het op tijd weet.

Wat we tegenkomen als we in het bestand kijken

Bij bijna elke planning die uit Excel komt, zien we dezelfde dingen terug. Het zijn geen fouten, het zijn omwegen die ontstaan zijn omdat een bestand niet meer kon.

• Kleuren die iets betekenen, maar nergens staat wat. Geel is "onder voorbehoud" of "nog bellen", en dat weet alleen de planner.
• Een kolom met namen waarin iemand twee keer staat. Dubbel geboekt, en het bestand zegt er niets over, want een spreadsheet weet niet dat een mens niet op twee plekken kan zijn.
• Een tabblad "week 41 def" naast "week 41 def2". Zodra er een kopie is, is er geen waarheid meer.
• Een WhatsApp-groep die de echte planning is. Het bestand is dan een naslagwerk geworden en de groep is het planbord. Dat werkt, tot iemand op vakantie is.

De laatste is de belangrijkste, want die verklaart waarom een nieuw bestand niet helpt. De informatie staat al niet meer in het bestand.

Wat een planning minimaal moet kunnen

Wij beginnen bij vier dingen. Wat er verder bij komt, hangt af van je werk, maar zonder deze vier blijf je bellen.

• Iedereen kijkt naar dezelfde planning, op hetzelfde moment. Eén plek, geen kopieën, en op een telefoon net zo leesbaar als op een scherm.
• Een wijziging gaat naar de persoon die het raakt. Niet naar iedereen, want dan kijkt niemand meer, maar naar wie er iets bij krijgt of kwijtraakt.
• Mensen en materieel in dezelfde planning. Een bus, een hoogwerker of een zaal is net zo goed bezet als een persoon, en dubbel boeken gebeurt daar even vaak.
• Het systeem houdt tegen wat niet kan. Iemand op twee klussen tegelijk, of een klus zonder de kwalificatie die ervoor nodig is. Dat is het verschil tussen een overzicht en een planning.

Wat we voor de provincie Drenthe hebben gebouwd

Bij Fixteams gingen in alle gemeenten van Drenthe monteurs bij mensen thuis langs om te kijken wat er verduurzaamd kon worden. Elk huisbezoek leverde een eigen lijstje op met wat daar nodig was.

Het probleem zat in de schaal. Tientallen gemeenten maal honderden bezoeken geeft een stroom aan losse bevindingen, en zonder systeem belandt die in evenveel losse lijstjes. Dan bestelt iedere gemeente apart en klopt niemand de aantallen na.

In Fixteams komt die informatie op één plek binnen en wordt hij over alle gemeenten heen bij elkaar opgeteld. Wat eruit komt is één bestelling voor het hele project, in plaats van tientallen kleine orders. En omdat het per bezoek is vastgelegd, is achteraf na te gaan hoeveel er waar terecht is gekomen. Bij een project met publiek geld is dat geen extraatje maar een eis.

Wij hebben de aanbesteding voor dit systeem gedaan en het daarna gebouwd. Het zit volledig achter een inlog: er is geen publiek deel, want het gaat om gegevens die bij mensen thuis zijn opgenomen.

Wanneer je gewoon in Excel kunt blijven plannen

Niet elke planning hoort in een systeem. Wij zeggen het ook als het niet zo is.

• Eén persoon plant en vertelt het mondeling door. Bij een ploeg van vier op één locatie is een bestand of een whiteboard sneller dan elk systeem.
• De planning verandert bijna nooit. Vaste dagen, vaste ronde, vaste mensen: dan is er niets om door te geven.
• Je hebt al een pakket waar planning in zit en je gebruikt dat deel niet. Inrichten is dan goedkoper dan bouwen.

Hoe zo'n project verloopt

We beginnen met een week meekijken, niet met een functielijst. Een planning zit vol regels die niemand heeft opgeschreven: deze twee monteurs zet je niet samen, dat adres kan alleen in de ochtend, die klant wil altijd een telefoontje vooraf. Die regels zijn het systeem. Vraag je ernaar in een vergadering, dan komen ze niet boven; kijk je een week mee, dan komen ze allemaal langs.

Daarna bouwen we eerst het planbord en het doorgeven, en verder niets. Dat is in twee tot vier weken in gebruik. Wat erbij komt, bepaal je op wat je dan merkt: uren die aan de klus hangen, een portaal waarin de klant zijn eigen afspraak ziet, of een koppeling met de facturatie.

Die volgorde is met opzet. Een planningsysteem dat in één keer alles moet kunnen, wordt opgeleverd op het moment dat niemand het meer wil, en dan plant het bureau weer in Excel.

Vragen die we hierover krijgen

Meer uit de kennisbank