Software voor de Bouw
Wij bouwen software voor aannemers en installateurs: digitale werkbonnen, urenregistratie op locatie en een projectdashboard dat meerekent. Vanaf €2.500, en een werkbon voor één ploeg staat er in 2 tot 4 weken.
Wat er misgaat tussen de bouwplaats en kantoor
Niet omdat er slecht gewerkt wordt, maar omdat de administratie op een andere plek gebeurt dan het werk. Dit horen we het vaakst als we bij een aannemer aan tafel zitten.
Werkbonnen op papier
Ze worden nat, raken kwijt in een busje of zijn niet meer te lezen. Op kantoor typt iemand ze over, en dat is precies waar de fouten insluipen. Ondertussen staat de factuur stil, soms weken.
Uren uit het hoofd
Vrijdagmiddag de hele week terugschrijven. Reistijd wordt geschat, pauzes worden vergeten en het uurtje meerwerk van dinsdag komt er niet meer bij. Voor de Arbeidstijdenwet moet de registratie kloppen, en zo klopt hij niet.
Afspraken in de app-groep
Meerwerk wordt op de bouw mondeling afgesproken en nergens vastgelegd. Foto's staan verspreid over WhatsApp. De projectleider hoort dagen later wat er is besloten, en discussie achteraf gaat over wie wat gezegd heeft.
Marge pas zichtbaar bij de eindafrekening
Hoeveel uur zit er in project X, en wat is er aan materiaal doorheen gegaan? Met losse briefjes en een Excel weet je dat pas als het project klaar is. Een overschrijding zie je dan te laat om er nog iets aan te doen.
Wat wij bouwen voor de bouw
Bijna niemand begint met alles tegelijk. Meestal pakken we eerst het onderdeel dat nu het meeste tijd kost, en groeit de rest daar later omheen.
Digitale werkbonnen
De bon is klaar voordat de bus wegrijdt
De monteur vult de bon in op zijn eigen telefoon, maakt er foto's bij en laat de klant op het scherm tekenen. De pdf staat op kantoor voordat hij bij de volgende klus is. Werkt zonder bereik, want op een bouwplaats is dat geen uitzondering.
- Werkt zonder bereik en synchroniseert later
- Foto's hangen aan de bon, niet in een app-groep
- Handtekening van de opdrachtgever op locatie
- Pdf gaat automatisch naar kantoor en klant
- Materiaal per bon vastleggen
- Meerwerk apart vastleggen en laten aftekenen
Urenregistratie op locatie
In- en uitklokken op project en activiteit
Uren worden geschreven op het moment zelf, gekoppeld aan het juiste project en de juiste activiteit. Reistijd, werktijd en pauze apart. Het kantoor ziet gedurende de week wat er staat, in plaats van maandag na het weekend.
- In- en uitklokken op project en activiteit
- Reistijd, werktijd en pauze gescheiden
- Locatie erbij vastleggen als je dat wilt
- Verlof loopt door hetzelfde systeem
- Export naar Exact, Twinfield, AFAS of Snelstart
- Registratie die de Arbeidstijdenwet aankan
Dit is het startscherm dat de medewerkers van Zephir Objects elke ochtend zien: uren van deze week en deze maand, de projecten waar ze op staan en hoeveel verlof er nog open staat. Daaronder kiezen ze de zone waar ze gaan werken, want dat bepaalt wat er in het blootstellingsrapport komt.
Projectdashboard
Uren, materiaal en marge terwijl het loopt
Alles wat uit het veld binnenkomt komt hier samen: uren per project, materiaal per bon, meerwerk dat nog getekend moet worden. Geen aparte invoer, want het dashboard leeft van de bonnen en de uren die er toch al zijn.
- Uren tegen de begroting, terwijl het project loopt
- Materiaalkosten per project bijgehouden
- Meerwerk signaleren en laten goedkeuren
- Wie er waar staat, en wie er volgende week vrij is
- Rapportage per project of per medewerker
- Export naar de administratie
Het dashboard van Zephir Objects. Bovenaan wat er op dit moment openstaat: uren die nog goedgekeurd moeten worden en verlofaanvragen die wachten. Daaronder de medewerkers met de uren die ze deze week hebben geschreven.
Komt er een koppeling met je boekhoudpakket bij, reken dan op €1.500 tot €6.000 extra, afhankelijk van wat dat pakket openstelt. Draaien alle drie de onderdelen straks als één platform voor het hele bedrijf, dan begint dat bij €30.000. Hoe die bedragen zijn opgebouwd staat op wat kost maatwerk software.
Van papier naar digitaal
Wat er in de praktijk verandert als de bon en de uren digitaal worden. Niet alles tegelijk, maar dit is de richting.
Voorheen
Papier, pen en Excel
- Werkbonnen op papier, nat, kwijt of onleesbaar
- Urenstaten achteraf invullen op vrijdagmiddag
- Projectstatus pas bekend bij de eindafrekening
- Foto's verspreid over WhatsApp-groepen
- Handmatig overtypen in Exact of Twinfield
- Facturatie loopt 2-4 weken achter
- Geen inzicht in materiaalverbruik per project
Nu
Digitaal bouwplatform
- Digitale werkbonnen met foto en handtekening
- Uren geschreven op het moment zelf
- Realtime projectstatus op het dashboard
- Foto's direct gekoppeld aan werkbon en project
- Automatische sync met boekhouding
- Facturatie dezelfde dag mogelijk
- Materiaalverbruik per project bijgehouden
Voor Zephir Objects bouwden we het platform waarvan je hierboven de schermen ziet. Ruim 25 medewerkers klokken via de app in en uit op project en activiteit, verlof loopt door hetzelfde systeem en het kantoor volgt de registraties realtime. Er zit een blootstellingsmodule in die op basis van uren en werkzone vastlegt met welke stoffen iemand heeft gewerkt, met rapporten per medewerker. Dat was daarvoor handwerk.
Bekijk de hele case, met wat er wel en niet in zit.
Elke discipline heeft zijn eigen bon
Het verschil zit in de bon en in wat je erop kwijt moet. Daarom bouwen we het formulier naar jouw werk, of je nu aannemer bent, installateur of specialist.
Aannemers
Werkbonnen, uren en projectbeheer voor bouwprojecten van klein tot groot.
Installateurs
CV-ketels, warmtepompen, airco, servicebonnen en onderhoudshistorie per installatie.
Schilders
Voor/na foto's, vierkante meters registreren en kleurcodes per kamer vastleggen.
Dakdekkers
Dakoppervlak registratie, weersinspectie checklists en materiaalberekening per project.
Elektriciens
NEN 1010 keuringsbonnen, storingsdienst planning en installatieregistratie.
Loodgieters
Storingsbonnen, onderdelenbeheer en onderhoudscontracten digitaal beheren.
Koppeling met je boekhoudpakket
Wij bouwen directe koppelingen met Exact Online, Twinfield, AFAS en Snelstart, de pakketten die in de bouw het meest gebruikt worden. Werkbonnen en uren gaan dan vanzelf naar je administratie, in plaats van dat iemand ze overtypt. Wat er kan hangt af van wat jouw pakket openstelt; dat zoeken we uit voordat er een offerte ligt. Meer daarover staat op koppelingen en integraties.
Veelgestelde vragen
Hebben jullie ervaring met de bouwsector?
Ja. Voor Zephir Objects bouwden we een platform dat dagelijks door ruim 25 medewerkers wordt gebruikt: een app voor iOS en Android waarmee ze in- en uitklokken op project en activiteit, en een dashboard waarin het kantoor de registraties realtime volgt. Daar zit ook een blootstellingsmodule in die per medewerker vastlegt met welke stoffen is gewerkt. Dat platform stond er in 14 weken. Het staat met schermen en al op de casepagina.
Wat kost een werkbon-app voor de bouw?
Een werkbon-app voor één ploeg begint bij €2.500 en zit meestal tussen €2.500 en €5.000. Met een dashboard voor kantoor erbij kom je in de trap van €8.000 tot €25.000. Een koppeling met je boekhoudpakket kost €1.500 tot €6.000, afhankelijk van wat dat pakket openstelt. Een compleet bouwplatform met werkbonnen, uren, materiaal en projectdashboard begint bij €30.000. Je krijgt een vaste prijs na een gratis adviesgesprek, dus je weet vooraf waar je aan toe bent.
Werkt de app ook zonder bereik op de bouwplaats?
Ja. Op de bouwplaats is er lang niet altijd bereik, dus werkbonnen, uren en foto's worden op het toestel zelf opgeslagen. Zodra er weer verbinding is, gaat alles vanzelf naar kantoor. De monteur merkt er niets van en hoeft nergens op te wachten. In de kelder van een nieuwbouwproject werkt de bon dus net zo goed als op kantoor.
Kan de app foto's en handtekeningen vastleggen?
Ja, dat is meestal de eerste reden dat iemand belt. De monteur maakt foto's van het werk, de schade of het materiaal en die hangen daarna aan de bon in plaats van in een app-groep. De opdrachtgever tekent op het scherm. Daar rolt een pdf uit die naar kantoor en naar de klant gaat, met de foto's erbij. Bij discussie achteraf ligt er dus iets.
Is een koppeling met ons boekhoudpakket mogelijk?
Wij bouwen koppelingen met Exact Online, Twinfield, AFAS en Snelstart. Werkbonnen en uren gaan dan vanzelf naar je administratie in plaats van dat iemand ze overtypt. Wat er precies kan hangt af van wat jouw pakket openstelt, dus dat zoeken we uit voordat er een offerte ligt. Reken op €1.500 tot €6.000 voor zo'n koppeling.
Hoe lang duurt het?
Een werkbon-app voor één ploeg staat er in 2 tot 4 weken. Komt er een koppeling met de boekhouding en een dashboard voor kantoor bij, reken dan op 10 tot 16 weken. Een compleet bouwplatform loopt van 16 tot 20 weken. Onderweg zetten we steeds een versie op de telefoon van een monteur, want wat op kantoor logisch lijkt blijkt op de steiger vaak anders.
Werken jullie ook voor de zzp'ers die bij ons meelopen?
Ja, die zitten in de praktijk gewoon in het systeem. Ze schrijven hun uren in dezelfde app en die uren komen apart binnen, zodat goedkeuring en facturatie gescheiden blijven van je eigen personeel. Hoe je die samenwerking inricht is een vraag voor je boekhouder en niet voor ons; wij zorgen dat de registratie het onderscheid vasthoudt.
Lees verder
Dit sluit aan op wat je hierboven hebt gelezen.
De werkbon gaat mee op papier
Wat een papieren bon kost aan factureerbare uren en aan bewijs, en wat er digitaal in moet zitten.
Urenregistratie app
Uren schrijven op de plek waar het werk gebeurt, ook zonder bereik, met een dashboard erachter.
Planning in een gedeeld bestand
Het knelpunt is niet de planning maar het doorgeven. Wat er dan wel moet gebeuren.