Inzichten Excel vervangen Bouw en installatie
Bij elke keer overtypen verdwijnt een deel van wat er op de bon stond. Meestal de dingen die je later nodig hebt: de foto, de tijd en de handtekening.
Een papieren bon is twee dingen tegelijk: de opdracht aan de monteur en het bewijs van wat er gedaan is. Bij het overtypen blijft alleen het eerste over.
Wat er verdwijnt is niet de tekst maar de context: hoe de situatie erbij lag, hoe lang het duurde en of de klant het heeft gezien.
Een bon op de telefoon met foto, handtekening en tijd, gekoppeld aan de klus, begint bij €2.500 en is er in twee tot vier weken.
Het valt niet op als een verlies, want er gaat niets kapot. De bon komt terug, iemand typt hem over in de urenregistratie of in de facturatie, en daarmee is het rond. Maar vergelijk wat er op de bon stond met wat er in het systeem terechtkomt, en er is elke keer hetzelfde weg.
Bij elkaar is dat geen administratief ongemak maar omzet en bewijs. En de monteur die het extra half uur niet doorgeeft, doet dat niet uit onwil: hij zit op vrijdagmiddag om vijf uur met acht bonnen in de bus.
Dit is het punt waarop een digitale werkbon iets anders wordt dan een pdf op een tablet. Wie het formulier één op één digitaliseert, houdt precies dezelfde tekortkomingen over, alleen zonder koffievlekken.
Wat er wel gebeurt als je het goed opzet: de bon wordt de plek waar alles over die klus samenkomt. De opdracht die eruit ging, de foto's van voor en na, de gebruikte materialen, de tijd waarop het toestel zei dat hij begon en stopte, de handtekening, en de opmerking van de monteur. Dat is geen formulier meer, dat is een dossier over dat adres.
Het praktische gevolg zit in de factuur. Een factuur met een bon eronder waarin staat wat er is gedaan en wat er is aangetroffen, wordt niet betwist. Een regel "servicewerkzaamheden 3,5 uur" wel.
Zephir Objects werkt met meer dan 25 medewerkers die op locatie zijn. Daar liep de urenregistratie per medewerker via Excel, met alle nacontrole die daarbij hoort.
Er staat nu een platform met een app voor iOS en Android en een dashboard voor het kantoor. Medewerkers registreren in de app hun uren, projecten en activiteiten, en dat werkt ook zonder bereik: wat ingevoerd is, komt binnen zodra er weer netwerk is. Verlof loopt via hetzelfde platform, dus een aanvraag hoeft niet ergens anders heen.
Wat dit werk bijzonder maakte, is de bewaartermijn. Voor de blootstellingsgegevens die bij dit werk hoort, geldt een bewaarplicht van veertig jaar. Dat is geen opslagvraag maar een ontwerpvraag: je moet nu bedenken hoe je gegevens er over veertig jaar nog uit haalt, en in welk formaat.
Van start tot in gebruik duurde dit veertien weken. Meer over dit soort werk staat op software voor bouw en installatie.
Dit is de lijst waarmee wij beginnen. Niet alles is voor iedereen nodig, maar de eerste vier zijn dat wel.
Er zijn situaties waarin dit geen winst oplevert, en dan bouwen we het niet.
Neem het aantal monteurs, maal het aantal bonnen per week, maal de tijd die iemand per bon kwijt is met overtypen en navragen. Tien monteurs, vier bonnen per week, tien minuten per bon: dat is ruim zes uur per week aan kantoorwerk. Reken dat tegen een bouwbedrag vanaf €2.500 af en je weet binnen een paar minuten of het uit kan. Wij noemen dit met opzet als rekenvoorbeeld met de aannames erbij en niet als besparing, want jouw aantallen zijn anders dan deze.
Ja, en dat is waar de meeste winst zit. Wat er kan, hangt af van wat jouw pakket toelaat. Bij Drankenhandel Maas & Waal zetten we de order klaar als conceptfactuur in SnelStart, zodat er alleen nog nagekeken en verstuurd hoeft te worden. Een koppeling kost €1.500 tot €6.000.
Dat hangt af van hoeveel handelingen er in zitten, niet van leeftijd of ervaring. Een bon moet in minder stappen af zijn dan op papier, anders verliest hij van papier en terecht. Daarom bouwen we eerst één scherm en laten we dat een week gebruiken voordat we verder bouwen.
Een bon met foto, handtekening, tijd en materialen begint bij €2.500 en zit meestal tussen €2.500 en €5.000. Met een koppeling naar de facturatie en een dashboard voor kantoor kom je in de trap van €8.000 tot €25.000.
Dat verandert niets aan wat er gebouwd moet worden en niets aan de prijs. De prijs volgt de omvang van het proces, niet het vertrekpunt. Laat weten hoe het nu gaat, dan kijken we mee.
Wetgeving verandert en wij zijn geen juristen. Dit zijn de bronnen die we gebruikt hebben, zodat je zelf kunt nakijken wat er staat.
Waarom een voorraadbestand op een bepaalde omvang altijd gaat schuiven, wat er in de plaats komt en wanneer je spreadsheet gewoon kan blijven staan.
Het knelpunt is niet de planning, het is dat een wijziging niemand bereikt. Wat er dan wel moet gebeuren, met het systeem voor de provincie Drenthe als voorbeeld.
Sinds 28 juni 2025 stelt de wet eisen aan webshops. Voor wie het geldt, wat er meestal misgaat en wat je in een middag zelf kunt controleren.
In 2030 voor alle bedrijven, en nu al als je aan de overheid levert. Wat dat betekent voor de software waar je facturen uit komen.
Waar zo'n assistent goed in is, waar hij de plank misslaat, en wat de AI Act sinds augustus 2026 van je vraagt.
Laden en soepel scrollen zijn twee verschillende dingen. Wat wij op onze eigen site vonden toen we gingen meten, en wat het opleverde.
Dit sluit aan op wat je hierboven hebt gelezen.
Digitale werkbonnen, uren per project en foto's vanaf de bouwplaats.
Uren schrijven op de plek waar het werk gebeurt, ook zonder bereik, met een dashboard erachter.
Eén formulier, een heel proces of een systeem voor een afdeling: de bedragen naast elkaar.