Klantportaal: maatwerk laten bouwen of een pakket nemen?

De drie routes

Elke route levert een scherm op waar een klant inlogt. Het verschil zit in wat dat scherm kan, en in wie bepaalt wat het kan.

• De klantenomgeving van je eigen pakket. Veel boekhoud-, ticket- en projectpakketten hebben een portaal dat je kunt aanzetten. Je klant ziet zijn facturen of zijn tickets, in de stijl van dat pakket. Goedkoop, snel, en beperkt tot wat het pakket toevallig toont.
• Een los portaalpakket. Software waarin je zelf schermen klikt op een koppeling met je gegevens. Flexibeler dan de eerste route, en nog steeds zonder programmeren. De grens ligt bij regels: een korting die van drie dingen afhangt, een goedkeuring in twee stappen, een koppeling die het pakket niet kent.
• Maatwerk. Een portaal dat gebouwd is op jouw proces en jouw systemen. Het doet precies wat je nodig hebt, en niets wat je niet nodig hebt. Duurder en langzamer in het begin, en daarna van jou: geen prijs per gebruiker, geen functie die verdwijnt bij een update.

Wanneer een pakket genoeg is

Dit is het deel dat een bouwer meestal overslaat. Een pakket is genoeg, en de betere keuze, als het volgende klopt.

• Je klanten hoeven alleen te kijken. Facturen, documenten, de status van een ticket. Geen bestellingen, geen aanvragen die door iemand goedgekeurd moeten worden.
• Alles wat ze moeten zien, staat in één pakket. Een portaal uit je boekhouding toont je boekhouding. Zodra de status uit je planning moet komen en de documenten uit je drive, houdt het op.
• De stijl van het pakket is geen bezwaar. Je klant ziet het logo van je leverancier naast het jouwe, en dat vind je prima.
• Je hebt het al. Zit het in je abonnement, zet het dan aan en kijk een kwartaal of je klanten het gebruiken. Dat is gratis onderzoek naar wat ze echt nodig hebben.

Wanneer maatwerk het wint

Maatwerk wint niet omdat het mooier is. Het wint zodra het portaal iets moet doen dat alleen voor jouw bedrijf geldt.

• Klanten moeten er iets in doen, met jouw regels. Bestellen tegen een eigen prijsafspraak, met emballage en een vaste leverdag. Een aanvraag die eerst langs een beheerder gaat. Zie B2B-bestelportaal laten maken.
• De gegevens komen uit meer dan één systeem. Facturen uit de boekhouding, status uit de planning, documenten uit een derde pakket. Een maatwerkportaal haalt ze bij elkaar in één scherm.
• Je wilt groeien zonder per gebruiker te betalen. Bij tweehonderd klanten telt een maandbedrag per gebruiker op. Maatwerk kost een keer, en daarna onderhoud vanaf €50 per maand.
• Het portaal is een deel van je product. Als je klanten jou kiezen om hoe ze bij je bestellen of hun zaken volgen, dan wil je dat zelf in de hand hebben.

Wat het kost, naast elkaar

Een pakket kost een maandbedrag per gebruiker of per portaal, en meestal een paar dagen inrichten. Dat bedrag loopt door zolang je het gebruikt. Maatwerk kost een keer: één scherm begint bij €2.500 en staat er in twee tot vier weken; een volledig portaal met bestellen, status en koppelingen zit tussen €8.000 en €25.000, in tien tot zestien weken. Daarna betaal je onderhoud en hosting vanaf €50 per maand.

De rekensom die wij maken met een klant: het maandbedrag van het pakket maal het aantal gebruikers maal drie jaar, naast de bouwprijs plus drie jaar onderhoud. Bij weinig gebruikers wint het pakket bijna altijd. Bij veel gebruikers of bij regels die het pakket niet kent, draait het om.

Hoe wij het aanpakken als het maatwerk wordt

We beginnen met het scherm waar de meeste vragen over gaan, en bouwen van daaruit. Bij Drankenhandel Maas & Waal was dat de bestellijst; bij Zephir Objects het dashboard met de uren. Niet het hele portaal in een keer, maar het deel dat morgen al werk scheelt. Wat dat kost en hoe de stappen eruitzien, staat op klantportaal laten maken. Wat een portaal eigenlijk is, lees je in wat is een klantportaal.

Vragen die we hierover krijgen

Meer uit de kennisbank